Cómo abrir un correo electrónico cifrado: guía para destinatarios

Las organizaciones cifran el correo electrónico cuando contiene información como resultados médicos, extractos financieros, contratos o documentos de identidad, a menudo porque así lo exigen la normativa o sus propias políticas. El cifrado significa que solo el destinatario previsto puede leer el contenido, aunque el mensaje se almacene en servidores por el camino o se reenvíe por error. El paso adicional para abrirlo es el precio de esa protección.

La entrega a través de un portal es habitual porque el destinatario no necesita ningún software especial. Una secuencia típica es la siguiente:

1. Revise la notificación. Confirme que procede de alguien de quien espera recibir noticias.
2. Abra el enlace. Si no esperaba el mensaje, póngase en contacto con el remitente a través de un número de teléfono o una dirección que ya tenga antes de continuar.
3. Verifique su identidad. Según la configuración del remitente, puede tratarse de un código de un solo uso enviado por correo electrónico o mensaje de texto, una contraseña que usted crea la primera vez, una llave de acceso o el inicio de sesión único de su organización.
4. Lea el mensaje y descargue los archivos adjuntos que el remitente permita.
5. Responda desde el portal, para que su respuesta siga cifrada.

La primera vez que reciba un mensaje de portal de una organización, es posible que se le pida que se registre creando una contraseña o una llave de acceso. Los mensajes posteriores del mismo remitente se abrirán después de iniciar sesión.

Los remitentes deciden qué métodos de verificación ofrecen. Nuestra página sobre autenticación y control de acceso al correo electrónico seguro describe las opciones, desde el acceso sin contraseña con llaves de acceso hasta la verificación multifactor.

Los mensajes protegidos con el cifrado integrado de Microsoft 365 siguen un patrón similar: ábralos en Outlook o utilice el enlace para leerlos en un navegador después de iniciar sesión o de solicitar un código de acceso de un solo uso.

S/MIME

Outlook, Apple Mail y muchas otras aplicaciones de correo descifran S/MIME automáticamente cuando su certificado y su clave privada están instalados. Si ve un error que indica que el mensaje no se puede abrir, las causas habituales son que el certificado no está instalado en este dispositivo, que se renovó y falta la clave privada antigua, o que su aplicación de correo no admite S/MIME. Pida a su equipo de TI que instale su certificado en todos los dispositivos que utilice para el correo.

PGP

Los mensajes PGP requieren software que contenga su clave privada, como un cliente de correo con compatibilidad integrada con OpenPGP, por ejemplo Thunderbird, o un complemento para su aplicación de correo. Importe su clave, introduzca su frase de contraseña cuando se le solicite y el mensaje se descifrará. Si nunca ha creado una clave PGP, el mensaje no puede haberse cifrado para usted con PGP, así que compruebe si se trata más bien de una notificación de portal.

Mensajes cifrados reenviados

Un mensaje S/MIME o PGP solo puede leerlo el destinatario para el que se cifró. Si un compañero le reenvía un mensaje cifrado sin descifrarlo, su propia clave no lo abrirá; pida al remitente original que se lo envíe directamente.

Teléfonos y tabletas

En los teléfonos, la compatibilidad varía según la aplicación. S/MIME y PGP suelen requerir una configuración adicional en los dispositivos móviles, por lo que puede resultar más fácil utilizar un cliente de correo de escritorio.

Algunos remitentes solo cifran el archivo adjunto, en forma de PDF, documento de Office o archivo ZIP protegido con contraseña. El remitente debe facilitarle la contraseña por un canal distinto, como una llamada telefónica o un mensaje de texto, nunca en el mismo correo. Abra el archivo con la aplicación habitual e introduzca la contraseña cuando se le solicite. La sección sobre el acceso a documentos cifrados explica cómo se entregan estos documentos.

Los atacantes imitan las notificaciones de mensajes seguros para robar contraseñas. Antes de hacer clic:

• Confirme que esperaba un mensaje de ese remitente.
• Pase el puntero por encima del enlace y compruebe que la dirección pertenece a la organización del remitente o a su servicio de correo seguro conocido.
• No introduzca nunca la contraseña de su cuenta de correo en una página a la que haya llegado desde una notificación inesperada.
• No comparta los códigos de un solo uso con nadie, ni siquiera con alguien que diga ser el remitente.
• Si tiene dudas, póngase en contacto con el remitente utilizando los datos de contacto que ya tenga.

• No llega el código: revise la carpeta de correo no deseado, confirme el número de teléfono o la dirección que el remitente tiene de usted y espere unos minutos antes de solicitar otro código.
• Enlace caducado: los mensajes seguros pueden caducar, así que pida al remitente que vuelva a enviarlo.
• Errores de certificado o de clave: póngase en contacto con el equipo de TI que emitió su certificado o su clave.
• El mensaje no era para usted: avise al remitente y elimine el mensaje.

Para las organizaciones que eligen qué opciones ofrecer a los destinatarios, nuestra página sobre cómo funciona el cifrado de correo electrónico en la nube compara PGP, S/MIME, los portales seguros y los documentos cifrados. Nuestras preguntas frecuentes sobre PGP y S/MIME en la nube responden a dudas habituales de los remitentes.