So öffnen Sie eine verschlüsselte E-Mail: Ein Leitfaden für Empfänger

Organisationen verschlüsseln E-Mails, wenn sie Informationen wie medizinische Befunde, Finanzaufstellungen, Verträge oder Ausweisdokumente enthalten, oft weil Vorschriften oder ihre eigenen Richtlinien dies verlangen. Verschlüsselung bedeutet, dass nur der vorgesehene Empfänger den Inhalt lesen kann, selbst wenn die Nachricht unterwegs auf Servern gespeichert oder versehentlich weitergeleitet wird. Der zusätzliche Schritt beim Öffnen ist der Preis für diesen Schutz.

Die Zustellung über ein Portal ist verbreitet, weil der Empfänger keine spezielle Software benötigt. Ein typischer Ablauf sieht so aus:

1. Prüfen Sie die Benachrichtigung. Vergewissern Sie sich, dass sie von jemandem stammt, von dem Sie eine Nachricht erwarten.
2. Öffnen Sie den Link. Wenn Sie die Nachricht nicht erwartet haben, wenden Sie sich zuerst über eine Telefonnummer oder Adresse, die Ihnen bereits vorliegt, an den Absender, bevor Sie fortfahren.
3. Bestätigen Sie Ihre Identität. Je nach den Einstellungen des Absenders kann das ein per E-Mail oder SMS gesendeter Einmalcode sein, ein Passwort, das Sie bei der ersten Nutzung festlegen, ein Passkey oder das Single Sign-on Ihrer Organisation.
4. Lesen Sie die Nachricht und laden Sie alle Anhänge herunter, die der Absender freigibt.
5. Antworten Sie über das Portal, damit Ihre Antwort verschlüsselt bleibt.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Portalnachricht von einer Organisation erhalten, werden Sie möglicherweise gebeten, sich zu registrieren und dabei ein Passwort oder einen Passkey zu erstellen. Spätere Nachrichten desselben Absenders öffnen sich dann, nachdem Sie sich angemeldet haben.

Welche Verifizierungsmethoden angeboten werden, entscheidet der Absender. Unsere Seite zu Authentifizierung und Zugriffskontrolle für sichere E-Mails beschreibt die Optionen, von der passwortlosen Anmeldung mit Passkeys bis zur Multi-Faktor-Verifizierung.

Nachrichten, die mit der integrierten Verschlüsselung von Microsoft 365 geschützt sind, folgen einem ähnlichen Muster: Öffnen Sie sie in Outlook, oder lesen Sie sie über den Link im Browser, nachdem Sie sich angemeldet oder einen Einmalcode angefordert haben.

S/MIME

Outlook, Apple Mail und viele andere E-Mail-Apps entschlüsseln S/MIME automatisch, wenn Ihr Zertifikat und Ihr privater Schlüssel installiert sind. Erscheint eine Fehlermeldung, dass die Nachricht nicht geöffnet werden kann, sind die üblichen Ursachen: Das Zertifikat ist auf diesem Gerät nicht installiert, es wurde verlängert und der alte private Schlüssel fehlt, oder Ihre E-Mail-App unterstützt S/MIME nicht. Bitten Sie Ihr IT-Team, Ihr Zertifikat auf jedem Gerät zu installieren, das Sie für E-Mails verwenden.

PGP

Für PGP-Nachrichten benötigen Sie Software, die Ihren privaten Schlüssel enthält, etwa einen E-Mail-Client mit integrierter OpenPGP-Unterstützung wie Thunderbird oder ein Plug-in für Ihre E-Mail-App. Importieren Sie Ihren Schlüssel, geben Sie bei Aufforderung dessen Passphrase ein, und die Nachricht wird entschlüsselt. Wenn Sie nie einen PGP-Schlüssel erstellt haben, kann die Nachricht nicht mit PGP für Sie verschlüsselt worden sein; prüfen Sie dann, ob es sich stattdessen um eine Portalbenachrichtigung handelt.

Weitergeleitete verschlüsselte Nachrichten

Eine S/MIME- oder PGP-Nachricht kann nur von dem Empfänger gelesen werden, für den sie verschlüsselt wurde. Leitet Ihnen jemand aus Ihrem Team eine verschlüsselte Nachricht weiter, ohne sie zu entschlüsseln, lässt sie sich mit Ihrem eigenen Schlüssel nicht öffnen; bitten Sie den ursprünglichen Absender, sie direkt an Sie zu senden.

Smartphones und Tablets

Auf Smartphones hängt die Unterstützung von der App ab. S/MIME und PGP erfordern auf Mobilgeräten oft eine zusätzliche Einrichtung, daher kann ein E-Mail-Client auf dem Desktop einfacher sein.

Manche Absender verschlüsseln nur den Anhang, als passwortgeschütztes PDF, Office-Dokument oder ZIP-Archiv. Der Absender sollte Ihnen das Passwort über einen separaten Kanal mitteilen, etwa per Telefonanruf oder SMS, und niemals in derselben E-Mail. Öffnen Sie die Datei in der üblichen Anwendung und geben Sie das Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Der Abschnitt zum Zugriff auf verschlüsselte Dokumente erklärt, wie diese Dokumente zugestellt werden.

Angreifer imitieren Benachrichtigungen über sichere Nachrichten, um Passwörter zu stehlen. Bevor Sie klicken:

• Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Nachricht von diesem Absender erwartet haben.
• Fahren Sie mit der Maus über den Link und prüfen Sie, ob die Adresse zur Organisation des Absenders oder zu deren bekanntem Dienst für sichere E-Mails gehört.
• Geben Sie niemals das Passwort Ihres E-Mail-Kontos auf einer Seite ein, die Sie über eine unerwartete Benachrichtigung erreicht haben.
• Geben Sie Einmalcodes an niemanden weiter, auch nicht an jemanden, der behauptet, der Absender zu sein.
• Wenden Sie sich im Zweifel über Kontaktdaten, die Ihnen bereits vorliegen, an den Absender.

• Code kommt nicht an: Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, klären Sie, welche Telefonnummer oder Adresse der Absender von Ihnen hat, und warten Sie einige Minuten, bevor Sie einen neuen Code anfordern.
• Link abgelaufen: Sichere Nachrichten können ablaufen; bitten Sie den Absender, die Nachricht erneut zu senden.
• Zertifikats- oder Schlüsselfehler: Wenden Sie sich an das IT-Team, das Ihr Zertifikat bzw. Ihren Schlüssel ausgestellt hat.
• Nicht für Sie bestimmt: Informieren Sie den Absender und löschen Sie die Nachricht.

Für Organisationen, die entscheiden, welche Optionen sie Empfängern anbieten, vergleicht unsere Übersicht der Zustellmethoden bei der Cloud-E-Mail-Verschlüsselung PGP, S/MIME, sichere Portale und verschlüsselte Dokumente. Unsere FAQ zur Cloud-E-Mail-Verschlüsselung beantworten häufige Fragen von Absendern.